Cómo reemplazar el almacenamiento de red con Office 365
2020 es el primer año en el que el poder y la flexibilidad de la nube han sido innegables. Covid19 y los bloqueos sociales han arrojado luz sobre la frustrante rigidez de las redes físicas frente a la flexibilidad sin esfuerzo de la TI en la nube. Desde que comenzó la epidemia, cientos de miles de empresas en todo el mundo han fracasado porque no pudieron adaptarse.
Pasar a Office 365 es una oportunidad de oro para crear esa agilidad esencial en su organización que la protegerá de los desafíos de Covid, restricciones sociales y tiempos económicos difíciles.
Si bien Office 365 se ha visto durante muchos años a través del lente de Exchange Online (correo electrónico alojado en la nube), el corazón de Office 365 hoy es Microsoft Teams. Microsoft Teams se ha convertido en la herramienta de colaboración y administración de archivos fundamental para la comunicación interna y las reuniones externas.
La adopción de Microsoft Teams puede marcar una enorme diferencia positiva para las organizaciones que intentan mantenerse competitivas y exitosas en 2020. Es lo más cercano a una bala de plata en TI. El desafío ahora es cómo adoptarlo. Ahí es donde entramos nosotros.
Acerca de Microsoft Teams
Microsoft Teams es un ecosistema de tecnologías con grupos (canales) públicos y privados, chat, conferencias de audio y video, eventos, calendarios, notas, además de una amplia gama de aplicaciones y flujos de trabajo integrados. Sin embargo, el corazón de todo está en el almacenamiento de archivos, cortesía de SharePoint Online.
Si bien puede ser difícil saber por dónde empezar, en virtud de su gran cantidad de características, MS Teams brinda una gran oportunidad para actualizar permanentemente la forma en que maneja el almacenamiento de archivos en su organización. MS Teams tiene todo lo que necesita para reemplazar su almacenamiento de red, y esto no es demasiado difícil de hacer. De hecho, solo hay 4 pasos principales en los que pensar:
- ¿Cómo se crean y administran los “Teams” en primer lugar?
- ¿Cómo ingresa sus archivos en Microsoft Teams?
- ¿Cómo permite que sus usuarios accedan a él de forma segura y sin problemas una vez que sus archivos están allí?
- ¿Cómo se asegura de que sus empleados puedan aprovechar al máximo la tecnología una vez que se la haya implementado?
1 Aprovisionamiento
Sin una gestión cuidadosa, Teams puede complicarse rápidamente. Con una administración cuidadosa, mantendrá los controles que tenía con el almacenamiento en red y también recibirá nuevos beneficios adicionales. Con nuestra solución IDx, podrá crear y administrar sus Teams desde AD. Simplemente configure grupos en Active Directory, y sus equipos y sus membresías permanecerán sincronizados automáticamente. Eliminar a un miembro de un grupo en AD y eliminarlo inmediatamente de un Team. Crea un nuevo grupo en AD y se creará un nuevo Team. IDx mantiene las cosas simples pero poderosas y significa que no tiene que reinventar la rueda. Ahora ya sabe cómo crear equipos. ¿Qué sigue?
2 Cómo migrar su almacenamiento de red a Office 365
Conceptualmente, las migraciones son simples. Mueva los datos del punto A al punto B. Pero a escala organizativa y de acuerdo a la complejidad, ¡arrastrar y soltar no es suficiente! Necesitará una herramienta dedicada para administrar la migración.
Hay algunas cosas en las que se debe pensar aquí:
- ¿Mantiene las mismas estructuras de transmisión existentes? ¿O es esta una oportunidad para remodelar la forma en que agrupa sus equipos / recursos compartidos de almacenamiento?
- ¿Realmente necesita todos esos archivos? Las migraciones son una buena excusa para ponerse al día con la limpieza y la reducción de datos. Después de todo, cuanto menos tenga que migrar, más sencilla será la migración.
- SharePoint Online (que aloja el almacenamiento de Teams) tiene algunas restricciones en cuanto a la cantidad de archivos por carpeta y la longitud total de la ruta, etc. Vale la pena asegurarse de que las estructuras de archivos y carpetas existentes se ajusten a las de SharePoint ANTES de la migración en lugar de averiguarlo ¡a mitad de camino!
En cuanto a las herramientas en sí, hemos creado dos soluciones de migración con todas las funciones denominadas Lift&Shift (English) y Cloud Winch (English), que permiten migraciones a la nube y entre servicios en la nube.
Una vez que haya completado su limpieza y haya planeado cómo desea estructurar sus datos en Microsoft Teams, estará listo para comenzar a pensar en el proceso de migración en sí. Aquí hay algunas cosas que puede considerar:
Team types
Somos grandes admiradores de Microsoft (Somos Gold Partner). Pero debido a que tienen que soportar los requisitos de tantas organizaciones diferentes, siempre existe la tendencia de que el software de Microsoft se vuelva bastante complicado. Si tiene un arrendamiento comercial estándar, gubernamental o sin fines de lucro, solo obtendrá un tipo de Teams. ¡Muy fácil! Si tiene un establecimiento educativo con un arrendamiento de Office 365 EDU, entonces MS Teams es un juego completamente distinto. Primero, debe verificar si la herramienta de migración que planea usar realmente es compatible con EDU Teams. Porque un gran número de no lo hace. ¡Lift & Shift si lo hace!
Segundo, necesitas pensar en qué tipo de Teams es adecuado para cada recurso compartido de red, por ejemplo Class Team, Staff Team, Professional Learning Community entre otros.
Migraciones, Deltas y la Coordinación de la transición:
Ésta es la única área que necesita algunos conocimientos y experiencia. Muchas herramientas de migración son solo herramientas. Pueden mover datos de A a B, pero no pueden ayudarlo con la logística de migración o los procesos relacionados que sustentan a la misma.
El principal punto a considerar es que el almacenamiento de archivos es un entorno activo. A menos que tenga la suerte de tener un período de cierre, p. Ej. Para las vacaciones de invierno, migrará datos de un entorno en vivo. Eso significa que, tan pronto como haya migrado una carpeta de datos, es posible que el usuario vuelva a la carpeta y actualice un archivo dentro de ella. Lo que significa que puede ser necesario un proceso delta (volver a migrar los archivos nuevos y modificados recientemente). Hay formas de evitar esto hasta cierto punto, y no existe una única solución para todas las migraciones. Pero aquí es donde la experiencia, o al menos, una planificación cuidadosa pueden ayudar.
Hemos desarrollado el software, pero además somos expertos en proyectos de migración, y nuestros productos vienen con nuestra ayuda práctica de principio a fin.
3 Cómo integrar el almacenamiento de Office 365 en sus estaciones de trabajo y entorno VDI
Microsoft Teams es una solución fantástica para el almacenamiento de archivos. Pero si bien es conveniente tener acceso al almacenamiento desde la propia aplicación Microsoft Teams para ayudar a la colaboración del equipo, muchas veces los usuarios querrán acceder a los archivos y carpetas alojados en Teams desde fuera del propio entorno de Teams. Aquí es donde las cosas pueden ponerse un poco difíciles sin algunas herramientas adicionales.
Mapeando a Microsoft Teams como una unidad.
Afortunadamente, también tenemos una solución para esto. Cloud Drive Mapper (en español) / Cloud Drive Mapper (PDF en español). CDM es la solución de mapeo de unidades líder en el mundo para Office 365. CDM le permite mapear unidades directamente al almacenamiento de Teams, funciona a la perfección en estaciones de trabajo y computadoras portátiles con Windows 10, y entornos VDI & VAI basados en Windows Server, Citrix, RDS y VMWare.
Esto significa que obtiene todos los beneficios del almacenamiento colaborativo dentro de Teams, al mismo tiempo que puede continuar utilizando completamente el almacenamiento como si estuviera en su red.
Cloud Drive Mapper + MS Teams le brinda una oportunidad fantástica para alejarse del almacenamiento en red, lo que hace que el trabajo remoto sea significativamente más fácil y, de hecho, le ahorra dinero al mismo tiempo. ¡Mejor funcionalidad a menor costo! ¿Quién podría oponerse a esto?
Cloud Drive Mapper proporciona una gama de funciones personalizadas que le permiten crear unidades de diferentes formas. Pero aquí hay una característica simple pero poderosa lista para usar que se ha vuelto popular entre los clientes de CDM …
Con Cloud Drive Mapper + Microsoft Teams juntos, puede optimizar la productividad de sus usuarios dondequiera que estén trabajando dentro o fuera de Microsoft Teams.
Tus usuarios podrán buscar más fácilmente sus archivos, arrastrar y soltar, editar archivos existentes en lugar de descargarlos y recargarlos, crear accesos directos a archivos y carpetas de uso común y todo lo demás que esperas que los usuarios puedan hacer a través del Explorador de archivos..
Eliminará cualquier barrera al adoptar el almacenamiento de Teams si está utilizando entornos de aplicaciones virtuales o VDI. Debido a que asigna unidades a letras de unidad, tiene compatibilidad con versiones anteriores y soporte para todas las aplicaciones de escritorio, sistemas heredados y automatización de unidades basada en Powershell. Cloud Drive Mapper es una herramienta simple pero desbloquea una enorme cantidad de potencial para las organizaciones que desean adoptar la nube.
4 Cómo asegurarse de que sus usuarios aprovechen al máximo Office 365 y Microsoft Teams
Si es nuevo en Office 365 y Teams, es posible que todavía no se sienta seguro al ayudar a capacitar a sus usuarios. Contamos con varios expertos de Office 365 de habla hispana que pueden ayudarlo con la capacitación directa en línea junto con una variedad de contenido educativo pre-hecho para ayudarlo a comenzar con Teams y Office 365.
Soporte profesional en español
IAM Technology Group Ltd es una empresa internacional con oficinas y miembros de equipo en América del Norte y del Sur, Europa y la región de Asia-Pacífico. Brindamos soporte profesional en español en todos los niveles, desde ventas, gestión de socios, soporte de primera y tercera línea, y hasta nuestros arquitectos de software senior. Nos esforzamos por ser un gran socio y proveedor para organizaciones en España y Sudamérica que buscan adoptar Office 365 y TI en la nube.